Посуточная оплата труда: полное руководство для HR и бухгалтера от А до Я

Нужно нанять промоутера на два дня? Привлечь дизайнера на короткий проект? Выплаты за несколько дней работы часто превращаются в головную боль для бухгалтерии и HR: какой договор составить, как рассчитать налоги, как не нарушить закон? В этой статье мы, команда ButlerSPB, разберем все нюансы посуточной оплаты. Вы узнаете, как правильно ее оформить, рассчитать, уплатить налоги и какие инструменты могут автоматизировать этот процесс, сэкономив ваше время и нервы.

Посуточная оплата vs. Суточные: разбираемся в терминах

Путаница между этими двумя понятиями — одна из самых частых ошибок, которая приводит к налоговым доначислениям. Давайте раз и навсегда разграничим их.

Определение посуточной оплаты труда

Посуточная (или поденная) оплата — это форма вознаграждения за фактически выполненную работу или оказанную услугу, размер которой устанавливается за один рабочий день. Это зарплата исполнителя, а не компенсация его расходов. Она облагается налогами и страховыми взносами в полном объеме.

Ключевое отличие от суточных при командировке

Суточные — это деньги, которые компания выплачивает штатному сотруднику для компенсации его личных расходов во время служебной командировки (питание, проезд в общественном транспорте и т. д.). Это не оплата труда.

Для наглядности мы подготовили сравнительную таблицу:

Критерий	Посуточная оплата	Суточные
Суть	Оплата за труд	Компенсация расходов
Налоги (НДФЛ, взносы)	Облагается	Не облагается (в пределах лимитов)
Основание	Трудовой договор / Договор ГПХ	Приказ о командировке
Кому выплачивается	Сотруднику / Исполнителю	Только штатному сотруднику

Выбираем правильный договор: ТК РФ или ГК РФ?

Чтобы не получить штраф от трудовой инспекции или ФНС, важно правильно оформить отношения с временным исполнителем. У вас есть два основных пути.

Вариант 1: Срочный трудовой договор

Этот вариант подходит, если работа носит временный характер (например, на время выполнения сезонных работ или для реализации проекта сроком до 2 месяцев).

Плюсы: Четкое регулирование Трудовым кодексом.
Минусы: На работника распространяются все социальные гарантии (оплачиваемые больничные, отпуска), а для компании это означает полную налоговую нагрузку, как и за штатного сотрудника, и более сложный кадровый документооборот.

Вариант 2: Договор гражданско-правового характера (ГПХ)

Это самый частый и удобный способ оформления отношений при посуточной оплате. Вы договариваетесь с исполнителем не о выполнении трудовой функции, а о достижении конкретного результата.

Ключевые пункты, которые нужно прописать в договоре ГПХ:

Предмет договора: Четко опишите результат работы, а не процесс. Не «выполнение функций курьера», а «доставка 15 заказов по указанным адресам».
Стоимость и порядок оплаты: Укажите стоимость одного дня работы или общую сумму за весь объем услуг и точные сроки выплаты вознаграждения.
Порядок приемки работ: Пропишите, что основанием для оплаты является подписанный обеими сторонами Акт выполненных работ (оказанных услуг).

Экспертный совет от ButlerSPB: Внимание! Не подменяйте трудовые отношения договором ГПХ. Укажите в акте конкретный результат за каждый день работы (например, «День 1: сверстано 3 макета; День 2: разработано 2 баннера»), чтобы избежать переквалификации договора в трудовой со всеми вытекающими штрафами и доначислениями. узнайте больше о способах оплаты услуг на официальном сайте ButlerSPB

Как рассчитать посуточную оплату и уплатить налоги: пошаговый пример

Рассмотрим самый распространенный случай: работа с физическим лицом по договору ГПХ.

Формула расчета

Формула проста, но требует внимания к деталям. Сумма, которую исполнитель получит на руки, рассчитывается так:

Сумма к выплате = (Ставка за день × Количество отработанных дней) - НДФЛ

Налоги и страховые взносы: полный список

С вознаграждения по договору ГПХ компания (заказчик) обязана рассчитать, удержать и уплатить в бюджет:

Для договора ГПХ с физлицом (не ИП и не самозанятым):
- НДФЛ (13% или 15%): Налог на доходы физических лиц.
- Страховые взносы: С 2023 года с выплат по договорам ГПХ уплачиваются взносы по единому тарифу (на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование).
Для самозанятых (плательщиков НПД): Никаких налогов и взносов для компании! Исполнитель самостоятельно формирует чек в приложении «Мой налог» и платит налог со своего дохода (4% при работе с физлицами, 6% — с юрлицами и ИП).
Для индивидуальных предпринимателей (ИП): Аналогично самозанятым, компания не является налоговым агентом. ИП самостоятельно рассчитывает и уплачивает налоги в соответствии со своей системой налогообложения.

Пример в виде кейса

Давайте рассчитаем выплату для промоутера Иванова, который работал 3 дня по ставке 3000 руб./день по договору ГПХ как обычное физическое лицо.

Начислено: 3000 руб./день × 3 дня = 9000 руб.
Удержание НДФЛ: 9000 руб. × 13% = 1170 руб.
Сумма к выплате на руки Иванову: 9000 руб. - 1170 руб. = 7830 руб.
Страховые взносы (платит компания сверх суммы вознаграждения): 9000 руб. × Единый тариф (например, 30%) = 2700 руб.

Итого, привлечение промоутера обойдется компании в 9000 + 2700 = 11 700 руб.

Типичные ошибки при посуточной оплате и как их избежать

Ручное управление даже такими, казалось бы, простыми выплатами чревато ошибками. Вот самые частые из них:

Неправильное оформление договора или его полное отсутствие.
Ошибки в расчете налогов и взносов, что приводит к штрафам от ФНС.
Задержка выплат и нарушение сроков, прописанных в договоре.
Отсутствие закрывающих документов (подписанных актов), что не позволяет подтвердить расходы.
Высокий риск переквалификации договора ГПХ в трудовой из-за некорректных формулировок.

Как ButlerSPB снимает вашу головную боль: автоматизация посуточных выплат

Вместо того чтобы тратить часы на расчеты, оформление документов и контроль, можно доверить эту рутину специализированному сервису. Мы в ButlerSPB создали платформу, которая решает все эти проблемы.

Единая платформа для управления исполнителями

В ButlerSPB вы можете вести базу временных сотрудников, самозанятых и ИП в одном месте. Больше никаких разрозненных таблиц в Excel и папок с документами. Вся история работы и расчетов с каждым исполнителем хранится в его карточке.

Автоматический расчет и выплата

Просто укажите количество отработанных дней и ставку — наш сервис сам рассчитает сумму к выплате, налоги, сформирует платежные поручения и отправит деньги исполнителю в указанный срок. Система учтет статус исполнителя (физлицо, ИП, самозанятый) и применит правильные налоговые ставки.

Электронный документооборот (ЭДО)

Больше никаких бумажных актов и договоров. Все документы формируются по готовым шаблонам и подписываются онлайн с помощью электронной подписи. Это юридически значимо, безопасно и экономит массу времени и вам, и вашим исполнителям.

Гарантия комплаенса и проверка статуса самозанятых

Наш сервис автоматически проверяет статус самозанятого перед каждой выплатой. Если исполнитель снялся с учета, система не позволит провести платеж и уведомит вас. Это на 100% защищает вашу компанию от рисков доначисления НДФЛ и страховых взносов.

Заключение: главные правила работы с посуточной оплатой

Подведем итог. Чтобы посуточная оплата была для вашего бизнеса эффективным инструментом, а не источником проблем, придерживайтесь четырех простых правил:

Всегда заключайте договор. Для разовых и проектных задач договор ГПХ — оптимальный выбор.
Четко разделяйте оплату труда и суточные. Это разные по своей природе выплаты с разным налогообложением.
Правильно рассчитывайте и вовремя платите налоги и страховые взносы, если работаете с физлицом по ГПХ.
Для экономии времени и снижения рисков — используйте современные сервисы автоматизации, которые возьмут рутину на себя.

Устали от ручных расчетов?

Доверьте посуточные выплаты профессионалам. ButlerSPB возьмет на себя всю рутину: от оформления договоров до перечисления денег. Освободите время для действительно важных задач вашего бизнеса.

Получить бесплатную консультацию

Отвечаем на частые вопросы

Вопрос 1: Можно ли платить посуточную оплату наличными из кассы?

Ответ: Закон этого не запрещает, но при работе с физлицами или самозанятыми нужно применять онлайн-кассу. Безналичный расчет через сервисы автоматизации гораздо проще, прозрачнее для налоговой и не требует от вас кассового оборудования.

Вопрос 2: Что делать, если исполнитель по ГПХ заболел и не вышел на работу?

Ответ: Договор ГПХ предполагает оплату за результат, а не за процесс. Если исполнитель не работал и не предоставил результат (например, не сдал отчет за день), то и оснований для оплаты этого дня нет. Больничные листы по договорам ГПХ не оплачиваются компанией (хотя с 2023 года исполнители на ГПХ получили право на пособия от СФР при определенных условиях).

Вопрос 3: Чем грозит компании неправильное оформление посуточной оплаты?

Ответ: Основной риск — переквалификация договора ГПХ в трудовой. Это грозит доначислением всех неуплаченных налогов и страховых взносов (включая взносы на травматизм) за весь период работы, а также пеней и штрафов от ФНС и трудовой инспекции.

Вопрос 4: Нужно ли платить за выходные дни, если они попадают в период работы по договору ГПХ?

Ответ: Нет. В отличие от трудового договора, по ГПХ оплачиваются только те дни, когда исполнитель фактически выполнял работу и предоставлял результат, либо оплачивается итоговый результат проекта. Если в субботу и воскресенье работа не велась, эти дни не оплачиваются.

Посуточная оплата: гид для гостей Петербурга