Полное руководство: Как заполнить зал в Экспофоруме и превратить посетителей в клиентов

От подготовки за полгода до работы с гостями после ивента. Детальный план от экспертов по организации мероприятий ButlerSPB.

Представьте: вы арендовали престижную площадку в Экспофоруме, пригласили топовых спикеров, вложили бюджет в декор… но за несколько недель до события понимаете, что регистрации идут слишком медленно. Знакомая ситуация? Привлечение гостей — это задача №1 для любого организатора, и на таких масштабных площадках, как Экспофорум, она становится особенно сложной из-за высокой конкуренции, масштаба и завышенных ожиданий аудитории.

В этом руководстве мы, команда ButlerSPB, поделимся проверенной многоэтапной стратегией, которая поможет не просто собрать людей, а привлечь именно вашу целевую аудиторию и превратить ее в лояльных клиентов.

Этап 1. Фундамент успеха: Стратегическая подготовка (за 3-6 месяцев до мероприятия)

Успех продвижения вашего ивента закладывается задолго до старта первых рекламных кампаний. Именно на этом этапе вы определяете, кого и зачем вы приглашаете.

Кто ваш идеальный гость? Портрет ЦА и ценностное предложение (UVP).

Прежде чем запускать рекламу, нужно ответить на главный вопрос: кто ваш идеальный посетитель? Недостаточно определить его как “B2B-сегмент” или “маркетологи”. Копайте глубже:

Какие у него профессиональные “боли”?
Какое знание, контакт или решение он ищет?
Почему он должен потратить целый день на вас, а не на конкурентов или текущие рабочие задачи?

Ответы на эти вопросы помогут сформулировать Уникальное Ценностное Предложение (UVP) вашего мероприятия. Это четкая и емкая формулировка того, какую выгоду получит гость. Например: “На нашей конференции вы получите 3 готовых инструмента для автоматизации маркетинга и познакомитесь с 10 потенциальными подрядчиками в неформальной обстановке”.

Создание “продающей” упаковки: сайт/лендинг и фирменный стиль.

Ваш сайт или лендинг — это цифровое лицо мероприятия. Он должен быть безупречным и информативным. Обязательные блоки:

Первый экран: Четкое UVP, дата, место.
Спикеры: Фото, регалии и темы выступлений. Люди идут на людей.
Программа: Детальное расписание, чтобы гость понимал ценность каждой минуты.
Форма регистрации: Максимально простая и понятная.
Отзывы и фото: С прошлых событий для социального доказательства.

Визуальный стиль должен соответствовать уровню площадки. Мероприятие в Экспофоруме требует солидного и профессионального дизайна.

Контент-стратегия “прогрева”: О чем говорить до старта продаж?

Чтобы к моменту открытия продаж у вас уже была “теплая” аудитория, начните создавать контент заранее. Это могут быть:

Статьи и посты в соцсетях по теме будущей конференции.
Интервью с будущими спикерами.
Анонсы-тизеры отдельных докладов или тем.
Опросы для вовлечения аудитории в формирование программы.

Ваша задача — создать предвкушение и зарекомендовать себя как эксперта еще до того, как вы попросите людей купить билет.

Этап 2. Активная фаза: Каналы привлечения (за 1-3 месяца)

Когда фундамент заложен, пора переходить к активному продвижению. Мы рекомендуем использовать комплексный подход, задействуя все релевантные каналы.

Digital-арсенал: обязательные инструменты.

Email-маркетинг: Это не спам, а работа с вашей базой подписчиков. Создайте цепочку писем: анонс события -> старт продаж для “ранних пташек” -> знакомство со спикерами -> напоминание о повышении цены. Сегментируйте базу, чтобы делать персонализированные предложения.
SMM и таргетированная реклама: Выбирайте площадки, где обитает ваша ЦА. Для B2B-мероприятий в Санкт-Петербурге отлично работают VK, Telegram и профессиональные сети вроде TenChat. Настраивайте рекламу на должности, интересы, а также используйте ретаргетинг (показ рекламы тем, кто уже был на вашем сайте) и Look-alike аудитории (поиск пользователей, похожих на ваших клиентов).
Контент-маркетинг: Публикуйте экспертные статьи на внешних ресурсах (например, VC.ru, отраслевые порталы) с нативной ссылкой на ваше мероприятие. Это не только привлекает трафик, но и повышает ваш авторитет.
Работа с лидерами мнений: Пригласите известных экспертов или блогеров выступить на вашем мероприятии или стать его информационным партнером. Их аудитория доверяет их рекомендациям.

Сила партнерства: как привлечь чужую аудиторию.

Не пытайтесь сделать все в одиночку. Партнеры могут дать вам доступ к своей лояльной аудитории.

Информационные партнеры: Отраслевые СМИ, популярные блоги и Telegram-каналы. Предложите им размещение логотипа в обмен на анонсы.
Кросс-промо: Договоритесь о взаимной рекламе с компаниями из смежных ниш, чья аудитория пересекается с вашей.
Профессиональные сообщества: Предложите специальные условия для членов бизнес-ассоциаций и профильных клубов.

PR и работа со СМИ.

Не пренебрегайте классическим PR. Грамотно составленный пресс-релиз, разосланный по базе релевантных журналистов, может обеспечить вам бесплатные публикации. Обязательно организуйте аккредитацию СМИ на само мероприятие.

Секрет от ButlerSPB: Самый эффективный канал привлечения — это само мероприятие. Когда гость впечатлен организацией, едой и атмосферой, он становится вашим главным амбассадором. Поэтому мы уделяем такое внимание деталям — от безупречного кофе-брейка до продуманных зон для нетворкинга. Это прямая инвестиция в успех ваших будущих ивентов.

Этап 3. Финишная прямая: Максимальное ускорение (за 2-4 недели)

В последний месяц перед событием ваша задача — создать ажиотаж и дожать сомневающихся.

Включаем FOMO (Fear Of Missing Out).

Синдром упущенной выгоды — мощный триггер.

Разместите на сайте счетчик обратного отсчета до конца продаж или повышения цены.
Публикуйте в соцсетях посты в стиле: “Осталось всего 50 мест!”, “Последний день регистрации по старой цене”.
Показывайте, как много людей уже зарегистрировалось.

Персональная работа.

Проанализируйте базу тех, кто начал регистрацию, но не завершил ее. Обзвон таких “теплых” лидов или персональное письмо могут склонить чашу весов в вашу пользу. Разработайте специальные условия для корпоративных групп от 3-5 человек.

Финальная волна контента.

Сейчас время для максимально практической информации.

Запишите короткие видео-приглашения от ключевых спикеров.
Опубликуйте финальную программу с точным таймингом.
Разошлите участникам и опубликуйте на сайте полезную информацию: как добраться до Экспофорума, где припарковаться, какой дресс-код, что взять с собой. Это снимает у гостя лишнее напряжение и показывает вашу заботу. профессиональные услуги по управлению можно найти здесь

Как ButlerSPB помогает превратить мероприятие в магнит для гостей

Привлечение посетителей на выставку или конференцию — это не только про рекламу. Атмосфера и организация на самой площадке играют огромную роль в том, порекомендуют ли вас гости своим коллегам.

Не просто кейтеринг, а элемент программы.

Мы уверены, что еда может быть точкой притяжения. Вместо стандартного фуршета мы предлагаем концепции, которые становятся событием внутри события:

Тематические фуд-станции (например, азиатская, итальянская, мексиканская), которые удивляют и становятся прекрасным фоном для фото в соцсетях.
Welcome-кофе от профессионального бариста, который с первой минуты задает высокий уровень и правильный тон всему дню.

Создание идеальных условий для нетворкинга.

Люди приходят на мероприятия не только за знаниями, но и за общением. Мы помогаем спроектировать пространство Экспофорума так, чтобы стимулировать коммуникацию: создаем уютные лаунж-зоны с удобной мебелью, правильно располагаем кофе-поинты и фуршетные линии, чтобы избежать очередей и способствовать знакомствам.

Wow-эффект и безупречный сервис.

Впечатление складывается из мелочей: от опрятного вида официантов и скорости обслуживания до качества посуды. Когда гость чувствует себя окруженным заботой, его лояльность к вам как к организатору многократно возрастает. Этот позитивный опыт он транслирует дальше, работая на репутацию и привлечение гостей на ваши будущие ивенты.

Этап 4. Работа на будущее: Что делать после мероприятия

Мероприятие закончилось, а ваш маркетинг — нет. Теперь ваша задача — конвертировать полученные контакты в клиентов и лояльную аудиторию.

Собираем “урожай”.

Рассылка с благодарностью: В течение 24 часов после ивента отправьте всем участникам письмо с благодарностью за участие.
Фото и видео: Оперативно опубликуйте яркие фото- и видеоотчеты. Люди любят искать себя на фотографиях и делиться ими.
Сбор обратной связи: Запустите анкетирование, чтобы узнать, что понравилось гостям, а что можно улучшить. Это бесценная информация для будущих событий.

Конвертация в клиентов и лояльную аудиторию.

Разошлите участникам обещанные пост-материалы: презентации спикеров, видеозаписи докладов.
Сделайте участникам специальное предложение на покупку вашего основного продукта или услуги.
Анонсируйте следующее мероприятие и предложите самым лояльным гостям бонус за сверхраннюю регистрацию.

Привлечение гостей на крупное мероприятие в Экспофоруме — это марафон, а не спринт. Успех зависит от комплексного подхода: от стратегического планирования и цифрового маркетинга до безупречной реализации на площадке и грамотной работы после ивента.

Планируете мероприятие и хотите быть уверены в полном зале? Команда ButlerSPB готова взять на себя не только организацию первоклассного кейтеринга, но и помочь с комплексной проработкой концепции вашего события, которая будет привлекать гостей сама по себе. [Свяжитесь с нами для бесплатной консультации и расчета сметы]

Секреты аншлага в Экспофоруме: как привлечь максимум гостей на ваше мероприятие