Как создать идеальную Welcome Book для гостей: Полное руководство, которое повысит ваш рейтинг и доход

Постоянные сообщения от гостей с одними и теми же вопросами: «Какой пароль от Wi-Fi?», «Как включить кофемашину?», «Куда выбрасывать мусор?». Знакомо? Эти мелочи не только отнимают ваше драгоценное время, но и могут привести к недопониманию и, как следствие, к сниженным оценкам в отзывах. Есть элегантное и профессиональное решение этой проблемы — Welcome Book, или приветственная книга для гостей. Это не просто папка с бумагами, а ваш личный консьерж, работающий 24/7. В этой статье, основанной на многолетнем опыте команды ButlerSPB в управлении десятками апартаментов в Санкт-Петербурге, мы расскажем, зачем нужна эта книга, что обязательно в нее включить, какой формат выбрать и какие ошибки не допустить при ее создании.

Зачем нужна Welcome Book: 5 неочевидных преимуществ для хозяина

Многие собственники считают приветственную книгу формальностью. На самом деле это мощный инструмент, который напрямую влияет на успех вашего арендного бизнеса.

1. Экономия вашего времени и нервов

Правильно составленная Welcome Book автоматически отвечает на 90% стандартных вопросов гостей. Это освобождает вас от рутинной переписки и позволяет сосредоточиться на более важных задачах, сохраняя при этом спокойствие.

2. Повышение оценок и восторженные отзывы

Гости высоко ценят заботу и внимание к деталям. Когда вся необходимая информация красиво оформлена и легко доступна, это создает вау-эффект. Положительные эмоции гостя напрямую конвертируются в высокие оценки и восторженные отзывы, что поднимает ваш рейтинг на Booking, Airbnb и других площадках.

3. Создание профессионального имиджа

Welcome Book мгновенно повышает ваш статус в глазах гостя. Вы больше не просто «человек, сдающий квартиру», а гостеприимный хост, предоставляющий сервис высокого уровня. Это выгодно отличает вас от конкурентов и оправдывает более высокую стоимость проживания.

4. Снижение рисков и предотвращение проблем

Четко прописанные правила дома и понятные инструкции по использованию бытовой техники значительно уменьшают вероятность поломок, неправильного использования оборудования и конфликтных ситуаций. Вы заранее обозначаете границы и ожидания, что дисциплинирует гостей.

5. Возможность дополнительного заработка (Upsell)

Приветственная книга — отличная площадка для предложения дополнительных услуг. Это может быть организация трансфера, заказ экскурсий от проверенных партнеров, доставка завтраков или ужинов. Вы предоставляете гостю удобный сервис, а себе — дополнительный источник дохода.

Структура идеальной Welcome Book: Полный чек-лист от ButlerSPB

Это самая важная часть. Мы разбили всю необходимую информацию на четыре логических блока для максимального удобства ваших гостей.

Блок 1: Приветствие и основы

Личное приветственное слово. Напишите несколько теплых, дружелюбных строк. Гостям приятно чувствовать личное отношение. Добавьте свое фото или фото нашей команды ButlerSPB, чтобы сделать общение более человечным.
Контактная информация. Укажите ваш основной телефон и мессенджеры (WhatsApp/Telegram). Обязательно добавьте отдельный контакт для экстренных случаев.
Пароль от Wi-Fi. Это самый популярный вопрос. Выделите его жирным шрифтом, поместите в рамку и разместите на самом видном месте.
Точный адрес апартаментов. Это полезно для гостей, когда они вызывают такси или заказывают доставку еды.

Блок 2: Квартира: Инструкции и правила

Правила дома

Четко, но вежливо изложите основные правила, чтобы избежать недоразумений.

Правила курения (где можно и где категорически нельзя).
Политика относительно вечеринок и шума (укажите «тихие часы»).
Правила пребывания с домашними животными.
Информация о возможности размещения дополнительных гостей.

Инструкции к бытовой технике (с фото или схемами)

Не заставляйте гостей гадать. Простые и наглядные инструкции сэкономят нервы и вам, и им.

ТВ и пульты: как включить, как пользоваться Smart TV или онлайн-кинотеатрами.
Климатическая техника: кондиционер, система отопления, теплый пол.
Кухонная техника: стиральная и посудомоечная машины, кофемашина, микроволновка, плита.
Другая специфическая техника: проектор, аудиосистема, увлажнитель воздуха.

Важные бытовые моменты

Информация, которая делает пребывание гостя безопасным и комфортным.

Где находится аптечка и огнетушитель.
Как и куда выбрасывать мусор (особенно актуально для домов с сортировкой отходов).
Где найти дополнительные подушки, одеяла, полотенца и туалетную бумагу.

Блок 3: Ваш персональный гид по Санкт-Петербургу

Этот блок демонстрирует вашу заботу и локальную экспертизу.

Транспорт

Ближайшая станция метро и основные маршруты наземного транспорта.
Популярные приложения для заказа такси (Яндекс Go и др.).
Информация о каршеринге и аренде электросамокатов, если они популярны в вашем районе.

Личные рекомендации от ButlerSPB

Поделитесь своими любимыми местами — это самая ценная информация для туристов.

«Наш топ-5 нетуристических мест, которые вас удивят».
«Лучший бар с крафтовым пивом по версии нашей команды».
«Куда сходить в дождливый питерский день: идеи для любой погоды».
Полезные ссылки на проверенные сервисы доставки еды и продуктов.

Блок 4: Экстренные ситуации и отъезд

Экстренные ситуации

Единый телефон экстренных служб — 112.
Контакты ближайшей платной скорой помощи или дежурной стоматологии.

Процедура выезда (чек-аут)

Точное время выезда.
Инструкция, куда положить ключи.
Просьба выключить свет и бытовые приборы.
Нужно ли убирать за собой посуду или выносить мусор.

Просьба оставить отзыв

Вежливо попросите гостя поделиться впечатлениями о проживании. Чтобы упростить процесс, разместите QR-код, который ведет прямо на страницу оставления отзыва на Airbnb, Booking или другой площадке.

Физическая или цифровая? Выбираем формат для Welcome Book узнайте больше о главном сайте ButlerSPB на официальном сайте ButlerSPB

Какой формат будет наиболее удобным и эффективным? Рассмотрим все варианты.

Классический печатный вариант (папка/книга)

Плюсы: Всегда под рукой, не требует интернета или заряженного телефона. Качественно выполненная печатная версия создает ощущение уюта и премиального сервиса.
Минусы: Сложно и затратно обновлять информацию (например, меню в рекомендованном кафе). Со временем изнашивается.
Совет от ButlerSPB: Используйте папку с файлами-вкладышами. Так вы сможете легко заменять отдельные листы, а не перепечатывать всю книгу. Инвестируйте в качественную бумагу и стильный дизайн.

Современный цифровой формат (PDF/QR-код)

Плюсы: Легко и бесплатно обновляется в любой момент. Можно добавлять интерактивные ссылки (на карты, меню, сайты). Экологично. Можно отправить гостю в мессенджере еще до его заезда.
Минусы: Для доступа гостю нужен смартфон и интернет, который он как раз может искать в вашей книге.
Совет от ButlerSPB: Создайте красивый PDF-файл в онлайн-редакторе (например, Canva). Распечатайте стильную табличку или карточку с QR-кодом и короткой ссылкой на файл и разместите ее на видном месте в апартаментах.

Специализированные онлайн-сервисы (например, Touch Stay, Hostfully)

Плюсы: Максимальная интерактивность, профессиональный вид, возможность собирать аналитику просмотров.
Минусы: Как правило, это платные сервисы, требующие времени на первоначальную настройку.

Вывод от ButlerSPB: Идеальный вариант — гибридный. Создайте красивую и лаконичную печатную версию, в которой будет самая важная информация (Wi-Fi, ваши контакты) и QR-код, ведущий на полную, подробную и всегда актуальную цифровую Welcome Book.

Частые ошибки при создании Welcome Book: Как не надо делать

Мы видели много приветственных книг и выделили топ-5 ошибок, которые могут испортить все впечатление.

Слишком много текста. Не пишите «Войну и мир». Информация должна быть структурированной, легкой для восприятия. Используйте списки, короткие абзацы, иконки и выделение жирным.
Устаревшая информация. Закрывшееся кафе в ваших рекомендациях или неверный пароль от Wi-Fi — это хуже, чем отсутствие информации вовсе. Регулярно проверяйте актуальность данных.
Безличный, «казенный» тон. Избегайте языка, как в инструкции к советскому холодильнику. Пишите дружелюбно, просто и с заботой. Персонализация — ваш ключ к сердцу гостя.
Отсутствие перевода. Если вы принимаете гостей из-за рубежа, версия на английском языке абсолютно обязательна. Это проявление элементарного уважения.
Плохой дизайн. Неряшливо оформленная, напечатанная на мятых листах книга произведет удручающее впечатление и сведет на нет все ваши усилия.

Продуманная Welcome Book — это не расход, а инвестиция в ваш арендный бизнес. Она окупается высоким рейтингом, лояльностью гостей, которые захотят вернуться, и, самое главное, вашим сэкономленным временем.

Создание и, что важнее, постоянное обновление такой книги требует ресурсов, внимания к деталям и глубокого знания местного рынка. Это лишь малая часть большой работы по профессиональному управлению недвижимостью.

Хотите, чтобы ваши гости всегда были довольны, а у вас было больше свободного времени и меньше забот? Команда ButlerSPB может взять на себя не только создание идеальной Welcome Book, но и полное управление вашими апартаментами в Санкт-Петербурге. Свяжитесь с нами для бесплатной консультации и узнайте, как мы можем увеличить ваш доход от аренды.

Скачайте наш бесплатный шаблон Welcome Book в формате PDF, чтобы начать создавать свою идеальную книгу прямо сейчас!

Создаем Welcome book: инструкция от ButlerSPB